EVENTI LIVE: CHE COSA È CAMBIATO

Ritornano gli eventi live. Una ripresa ancora accompagnata dai tanti condizionamenti determinati dall’andamento della pandemia e dai provvedimenti che mirano ad accompagnarci in sicurezza alla fine del tunnel… Ma, insomma, ormai ci siamo. E ora? Che cosa sta accadendo, in questa fase che impone cambiamenti e invita a mettersi in discussione? Quanto sarà repentino e convinto il ritorno agli eventi live? E quanto resterà della modalità virtuale, l’unica consentita da un anno e mezzo a questa parte?

Il ritorno agli eventi live, con cautela

Chi, come noi di Springly, interagisce quotidianamente con le aziende, sa che c’è una gran voglia di ritornare agli eventi in presenza. E tuttavia si respira ancora una certa cautela: i budget sono risicati, la situazione appare in continuo divenire e le scelte strategiche vanno ben ponderate. D’altro canto, nessuno può garantire che l’uscita dall’emergenza sarà lineare come tutti speriamo, e lo spauracchio delle varianti del virus potrebbe spingere i più prudenti a non pianificare a lungo termine. Mentre la prospettiva degli eventi live si mantiene in questa sorta di limbo, le soluzioni digitali si fanno sempre più sofisticate. Certo, resta il problema di fondo: ciò che accade dentro lo schermo può essere quanto di più avvincente, ma è comunque impensabile ottenere lo stesso grado di coinvolgimento di un evento live.

È il momento degli eventi ibridi

Ecco allora che proprio in questa fase salgono le quotazioni dell’evento ibrido: live per una platea limitata, e gestita nel rispetto dei protocolli di sicurezza sanitaria, e online per una platea più ampia e diffusa. Una soluzione che consente risparmi in termini di logistica e di accomodation degli ospiti, e che può risultare gradita a chi per assistere a quell’evento avrebbe dovuto dedicare tempo ed energie a una lunga trasferta. Nel caso, però, vi fosse la percezione che la platea in presenza viva un’esperienza molto gratificante – se, cioè, chi assiste all’evento in modalità virtuale avesse l’impressione che “quegli altri” godono di una posizione privilegiata – si finirebbe col creare, fatalmente, un pubblico di serie A e uno di serie B. Ecco, allora, che la prospettiva dell’evento “phygital” sembra adattarsi meglio ad attività formative, a webinar e a congressi tecnici, rispetto a situazioni “calde” in cui la presenza fisica rappresenta di per sé il fulcro dell’esperienza. In casi come questi, per evitare di creare un divario tra platea live a platea online, meglio optare per un evento totalmente in presenza o integralmente virtuale.

Va poi considerato che un evento ibrido richiede un approccio diverso da quello tradizionale in termini di event design. Si tratta, in definitiva, di progettare due eventi in uno: quello rivolto al pubblico in sala, che si aspetta di godere della miglior esperienza possibile, e quello di stampo televisivo per chi assiste all’evento da remoto. Una circostanza che può comportare l’impennata dei costi o, perlomeno, un saving assai ridotto rispetto agli eventi integralmente virtuali. A favore del virtual event gioca la possibilità di attuare strategie basate sulla raccolta di dati, lead e informazioni attraverso specifiche chiamate all’azione, a chat, games e sondaggi, alla creazione di stanze virtuali in cui segmentare la platea online ed attivare un’interazione più stretta e customizzata. È sufficiente tutto questo a far sì che gli eventi ibridi e virtuali sostituiscano, nel tempo, gli eventi in presenza? Pensiamo di no, partendo da una constatazione che si è consolidata in questi mesi: non esiste, ad oggi, nessuna tipologia di evento virtuale che possa offrire lo stesso grado di engagement di un evento in presenza.

Come cambiano gli eventi live: più attenzione a sicurezza e sostenibilità

Il live event, dunque, si manterrà al centro delle strategie aziendali come confermano, del resto, alcuni recenti sondaggi. Anche per i cari vecchi eventi in presenza, il quesito è: come cambieranno? Non se, ma come cambieranno, perché è indubbio che molti aspetti subiranno una profonda trasformazione destinata a mantenersi ben oltre le preoccupazioni e le cautele di questi mesi. Anzitutto un’accresciuta attenzione alla sicurezza, in particolare alla sicurezza sanitaria e all’igiene. Così come nelle camere di hotel di standing elevato non verranno più tollerati, ad esempio, stanze non igienizzate e – per esempio – telecomandi privi di cover igienica monouso, allo stesso modo nei nostri eventi sarà richiesta l’igienizzazione delle varie aree e degli strumenti da utilizzare, come ricevitori e cuffiette per la traduzione simultanea. Il liquido igienizzante dovrà essere sempre disponibile e probabilmente parte degli attendees vorrà fare uso della mascherina anche quando ne sarà caduto l’obbligo. La sostenibilità diverrà un ingrediente centrale e riguarderà ogni aspetto dell’evento. Se fino a ieri molti se la cavavano con un catering “a km zero”, ora servirà prestare attenzione agli aspetti legati alla logistica, all’impiego di veicoli rispettosi dell’ambiente, alla qualità dei materiali, che dovranno essere ecosostenibili, al recupero di cibo non consumato…

La prossemica negli eventi dopo il Covid

Come cambierà, infine, la prossemica? Certe platee affollate, in cui il contatto fisico con i vicini è pressoché obbligato, ora potrebbero essere vissute con disagio anche dopo l’emergenza. E pure il setting delle sale banchetti si modificherà, prevedendo un maggiore spazio tra persona e persona e badando, nel contempo, a non scoraggiare l’interazione tra i presenti. In definitiva, gli effetti del Covid si proietteranno nel tempo anche sugli eventi in presenza. Quanto alle soluzioni creative e scenografiche adottate in questi mesi per i migliori eventi virtuali, è ipotizzabile che certe platee business si siano abituate ai sapori forti del 3D e della realtà aumentata: suggestioni che andranno adattate alle location fisiche e, in qualche misura, riprodotte. Potrebbero essere giunte al capolinea le stucchevoli proiezioni power point in favore di un nuovo linguaggio multimediale, che darà più spazio alla creatività e all’emozione, mentre il teleprompter impiegato dagli speaker negli eventi online di stampo televisivo potrebbe essere sostituito dal gobbo elettronico stile, per intenderci, presidente degli Stati Uniti. Soluzioni innovative che richiederanno ai relatori nuove skills.